Como a IA pode ajudar a otimizar o tempo de seus funcionários

A maneira que trabalhamos está mudando visivelmente e de forma rápida, e muito disto acontece por conta do uso da Inteligência Artificial (IA) em processos e métodos cada vez mais utilizados por empresas nas áreas de atendimento digital (ou atendimento automatizado).

Um relatório da Gartner confirmou que a IA irá gerar nada menos que 6.2 bilhões de horas de produtividade em atividades até o ano de 2021. Isto é, no mínimo, impressionante. Um dos aspectos mais importantes quando pensamos em Inteligência Artificial é como esta tecnologia pode auxiliar a inteligência individual de cada funcionário, ampliando a produtividade e gerando informações relevantes que possam ajudá-los a desempenhar seu papel cada vez melhor e de acordo com o objetivo de cada empresa.

Para entender os benefícios que a IA traz para seus funcionários, a gigante Microsoft auxiliou a revista Forbes em algumas pesquisas relacionadas com o tópico. Os resultados das entrevistas com cerca de 350 executivos mostraram que 80% deles entendiam a importância da simbiose entre humanos e máquinas para a ampliação correta da produtividade ou evolução na qualidade de atendimento prestada para seus clientes.  Estes mesmos executivos também acreditam que processos gerenciados por IA liberam tempo livre para que possam ser mais criativos e se dediquem a outras novas funções, que dificilmente teriam tempo sem a ajuda de uma máquina.

Inteligência Artificial e gerenciamento de tempo

Gerenciamento de tempo é a habilidade de entender quanto tempo cada tarefa necessita para ser executada e qual a importância de cada uma delas. Resumindo, gerenciar seu tempo significa aproveitar ao máximo todas as horas do dia para cumprir tarefas de acordo com a prioridade.

Quando este gerenciamento é bem sucedido, auxilia na execução e finalização de tarefas para que o objetivo final seja concluído com sucesso. Devemos lembrar também que um bom gerenciamento de tempo ou evolução do atendimento não quer dizer, necessariamente, trabalhar mais horas por dia. Pelo contrário, possibilita que o trabalhe seja mais eficiente em menos tempo que o normalmente necessário. Grande parte desta premissa vem sendo alcançada através do atendimento virtual e digitalizada.

Algumas das principais empresas do mercado aplicaram o gerenciamento de tempo em seus negócios. A Inteligência Artificial é uma das ferramentas utilizadas por estas empresas que otimizam o tempo de seus funcionários. Um dos exemplos seriam Chatbots, que possibilitam que funcionários antes “presos” a atendimento quase automático ganhassem tempo para novas tarefas e habilidades.

A Inteligência Artificial tem sido cada vez mais um importante aliado no gerenciamento de tempo através de processos mais inteligentes e monitorados via software.

Como a Inteligência Artificial otimiza processos?

Processos demandam tempo de coleta e organização de dados, além da elaboração, entendimento e apresentação destes mesmos dados de forma clara e objetiva para todos os demais envolvidos. A Inteligência Artificial pode ajudar empresas com grande volume de dados a organizar, analisar e apresentar resultados de forma clara e, melhor ainda, rápida. Isto possibilita que o funcionário que levaria dias para fazer esta mesma análise tenha tempo para realizar outras tarefas antes impossíveis de serem concluídas pela mesma falta de tempo.

A Inteligência Artificial também possibilita a coleta automatizada de dados fornecida por diversos sistemas e a integração perfeita com uma estrutura comercial existente de uma empresa. A coleta automática de dados móveis minimiza a necessidade de entradas manuais dos funcionários, por exemplo.

Fluxo de trabalho mais inteligente

Atualmente, muitos gerentes gastam horas analisando erros e inconsistências de seus funcionários. Os fluxos de trabalho inteligentes simplificam os processos de negócios, validando os dados em tempo real e com menos erros, entregando assim maior visibilidade de cada etapa de um projeto e possibilitando mais tempo assim para melhorias em cada fase analisada.

Gerenciando no agora

Com uma grande quantidade de dados em tempo real facilmente acessível, as empresas têm o poder de tomar decisões importantes quase instantaneamente. Gerentes, supervisores e líderes podem receber alerta e notificações antecipadas para que possam tomar decisões mais precisas, rápidas e com maior fundamento de dados.

Uma das aplicações mais úteis da Inteligência Artificial no gerenciamento de projetos é o trabalho organizacional básico. A tecnologia tem a capacidade de lidar com tarefas administrativas por meio de chatbots e assistentes virtuais, onde tarefas administrativas como agendamento, pagamentos, atendimento ao cliente e envio de lembretes para clientes e funcionários podem ser totalmente automatizados.

Um estudo realizado pela Accenture revelou que os gerentes gastam 54% de seu tempo em tarefas administrativas antes da implantação da IA. Quando a tecnologia de IA foi aceita por diversas empresas, esse número caiu para apenas 25%. Isso significa que os gerentes tiveram 29% mais tempo para gastar em outro trabalho mais impactante. O descarregamento de tarefas básicas e monótonas não apenas libera tempo, mas também custa menos, o que significa, consequentemente, redução de custos.

A Inteligência Artificial ajuda a reduzir custos

Pode parecer exagero gastar dinheiro em uma sofisticada plataforma de IA para gerenciamento de projetos e processos de atendimento. Porém, se pensarmos em longo prazo, softwares de gerenciamento de projetos ou atendimento digital diminuem custos para a empresa e otimizam a produtividade de diversos setores envolvidos, além de oferecerem melhor atendimento ao seu cliente final.

Como a Inteligência Artificial pode automatizar muitas das tarefas demoradas normalmente relegadas a funcionários, ela reduz consideravelmente os custos gerais de mão-de-obra e permite que os gerentes de projeto e suas equipes se concentrem naquilo que realmente importa, seu cliente, tendo novas ideias, pensando em melhorias ou mesmo prospectando novos negócios. No entanto, automatizar esses custos administrativos diários do trabalho não é a única maneira pela qual a IA ajuda as empresas a economizar dinheiro. A IA também acelera o funil de vendas, reduz a margem de erro humano e fornece insights para evitar riscos – todos os benefícios de redução de custos que tanto ouvimos falar no mercado atual.